GESTIONA EL TIEMPO COMO UN EXPERTO

¿Alguna vez escuchaste a alguien decir que “el tiempo es oro”? Esta frase popular se encuentra muy cercana a la realidad; en efecto, el tiempo es muy valioso más allá de lo monetario. Saber gestionar el tiempo implica poder terminar todas nuestras tareas laborales a tiempo, dando como resultado menos estrés, mayor productividad, y claro, mayor tiempo para nosotros mismos. 

Quizá podría pensarse que gestionar el tiempo es una misión imposible o algo que solamente personajes de ciencia ficción pueden llegar a lograr, pero no es así, gestionar el tiempo es posible y real. Para comenzar, es importante reconocer que no se están planificando de manera correcta las actividades; el tiempo no te rinde, no terminas nunca tus actividades, estás muy presionado o llevas tu trabajo al hogar.

Una vez que se detecta esta falta de eficiencia, es momento de actuar ante la situación. A continuación, te daremos algunos consejos para que puedas comenzar a ser dueño de tu tiempo ¡Empecemos!

  DETECTA.

Antes de comenzar a realizar acciones, es importante detectar cuales son las distracciones que podrían estar influyendo en tu flujo de trabajo. Entre las más comunes se encuentran:

• Teléfono: nuestro teléfono puede ser una herramienta estratégica cuando se requiere, pero también puede ser una distractor; atender mensajes/llamadas o revisar redes sociales cuando se está realizando una actividad prioritaria, puede provocar un retraso significativo en lo que realizas, es importante dejar aún lado lo que no necesita ser atendido en ese momento. En caso de que el mensaje o llamada sea de urgencia, procura ser directo y concreto. 
• Correo electrónico: revisar nuestro correo electrónico en varias ocasiones del día puede volver nuestro trabajo menos productivo. Por ello, es recomendable fijarse intervalos de tiempo para poder revisarlo, contestar pendientes y etiquetarlos. 
• Reuniones innecesarias: con la situación actual de contingencia, quizá no haya reuniones físicas, sin embargo este punto también aplica para las reuniones en plataformas digitales; es importante estar en contacto con el equipo de manera continua; si ya están las actividades establecidas y no hay razón para una convocatoria, entonces no es necesario hacer llamados extras.

• Aplazar tareas: hay tareas que quizá no nos entusiasman demasiado, sin embargo aplazar tareas y poner pretextos para no iniciarlas solamente hará que nuestro flujo de trabajo sea mucho más lento. Comenzar las tareas con mayor dificultad en los momentos en que nos sentimos mucho más productivos, es una buena forma de empezar.
• Multitareas: hay momentos en que quisiéramos abarcar todo, pero al final terminamos por no concluir ninguna tarea. Es importante que cada actividad tenga su tiempo asignado. 

Seguramente existen algunas otras situaciones en nuestro entorno que podrían distraernos de nuestras actividades; identificarlos es un primer gran paso para transformar tu forma de trabajo. 

SÉ REALISTA.

En ocasiones se llegan a fijar objetivos y tiempos irreales; es importante saber de cuánto tiempo disponemos, cuales son nuestras prioridades y calcular de manera objetiva qué tanto nos tardaremos en realizar cada una; para ello, puedes comenzar a trabajar con una libreta, agenda o  tablero digital para diseñar una línea de tiempo o un listado de actividades acomodado por fechas de entrega, nivel de dificultad, esfuerzo e importancia. Contar con herramientas que te ayuden a visualizar el tiempo te ayudará a ser mucho más objetivo.

FIJAR METAS DIARIAS. 

Escribir las metas diarias que tenemos puede ayudar a dividir nuestro tiempo en bloques; además de que te dará una idea más clara de los esfuerzos que tendrás que hacer.

  RUTINA MATUTINA Y ESPACIO DE TRABAJO. 

El lugar donde realizamos nuestras actividades es muy importante cuando se trata de trabajar. Aunque quizá no podamos cambiar en su totalidad nuestro espacio, podemos adaptarlo a nuestro gusto. Por otro lado, la manera en que iniciamos el día laboral puede ser clave en nuestra productividad; es importante planificar alguna rutina matutina que te motive a iniciar con toda la actitud tu trabajo.

  RECHAZA LAS TAREAS SIMULTÁNEAS.  

Como lo mencionamos anteriormente, la productividad no aumenta si te dedicas a realizar dos tareas al mismo tiempo; lo mejor es concentrarte en una sola para que haya un mayor rendimiento. Nuestra concentración es mucho más eficiente cuando se distribuye de la manera correcta. 

  DELEGA ACTIVIDADES.

Pueden haber ocasiones en las que te ves superado por el trabajo; lo importante es conservar la calma y solicitar apoyo para delegar actividades y lograr los objetivos. Aprende a priorizar y enfocarte en los objetivos centrales e identificar cuales no requieren de tu asistencia como requisito. 

  DIVIDA EL TIEMPO EN BLOQUES.

Divide la jornada laboral por bloques que pueden ser por dificultad o por prioridades; dentro de esa división tienes que considerar los tiempos de descanso o pausa. Tener planificado y ordenado lo que vas a hacer durante el día es una manera de proteger tu tiempo de alguna distracción. Por ejemplo, si tienes una tarea muy grande puedes dividirla en sesiones cronometradas para poder realizarla. 

REALIZA UN REPASO DEL DÍA.

Al finalizar la jornada laboral, es importante realizar un ejercicio de control para ver si los plazos que se establecieron fueron cumplidos o por el contrario, no se logró la meta. Esto permitirá analizar tu comportamiento y ver de qué manera se puede mejorar.

SIEMPRE HAY ACTIVIDADES POR HACER.

Siempre hay tareas a realizar y hay que aprender a tener una balanza entre nuestro trabajo y vida personal. No es sano llevar de manera consecutiva trabajo a casa, ya que puede resultar contraproducente; puede llegar a presentarse frustración, disminución de productividad y motivación.

Ante las circunstancias que enfrentamos actualmente, estar en home office de manera diaria es inevitable; sin embargo, es importante que dentro de nuestro hogar se establezca nuestro tiempo de trabajo y nuestro tiempo propio.

Cuidar nuestro tiempo siempre es una prioridad, pues tiene un valor significativo en la vida de cada persona. Assemble® ERP Systems se desarrolló para la optimización de los procesos que permitan a sus usuarios obtener resultados satisfactorios y prácticas laborales sanas.